La Gap Analysis è l’insieme delle attività che permettono il confronto tra il posizionamento attuale (as-is) e quello desiderato (to-be) in riferimento a best practice di settore, norme volontarie, leggi, obiettivi interni, richieste di Clienti.
La Gap Analysis evidenzia quindi gli scostamenti rispetto alle attese e, conseguentemente, i miglioramenti da introdurre per raggiungere il desiderato.
E’ applicabile in diversi ambiti ad esempio:
- Organizzazione (es: Risorse Umane):
E’ il confronto tra i comportamenti chiave richiesti dal ruolo organizzativo e quelli che sono attualmente in grado di esprimere le persone chiamate a ricoprirlo.
- Posizionamento Strategico:
La distanza che separa un’organizzazione dalle best in class di settore.
- Processi Primari e di Supporto:
La differenza fra le logiche e le prestazioni del processo da valutare e quelle di riferimento rispetto alle procedure in essere, ai requisiti legislativi o normativi, alle best practice.
- Information Technologies
La distanza tra la situazione attuale del complesso o di un particolare dell’IT e quanto occorre per supportare e proteggere al meglio il business aziendale.
L’attività viene svolta tramite assessment e si snoda attraverso i seguenti step:
Analisi dello stato attuale (AS-IS )
l’obiettivo di questa analisi è l’individuazione dello stato attuale. Questa procedura viene portata a termine sulla base della documentazione aziendale ma può essere agevolata con interviste mirate al personale (non solo vocali ma anche coadiuvate da questionari di domande e risposte) e sopralluoghi ad hoc. In questa fase vanno analizzati tutti gli input acquisiti, gli output prodotti e gli attori coinvolti (es:chi concorre allo svolgimento del processo, gli eventuali organi di controllo, i destinatari finali, etc…).
Evidenza delle criticità
l’obiettivo di questa fase è quello di sottolineare le criticità e le instabilità emerse a valle della fase di analisi dello stato attuale (AS-IS), con i relativi fattori di rischio associati.
Definizione modello a tendere (TO-BE)
l’obiettivo di questa fase è l’individuazione del modello a tendere, ovvero una descrizione di come a livello ottimale ad esempio il processo dovrebbe presentarsi, oppure le competenze che la risorsa deve avere. Se un’azienda ha fissato degli obiettivi strategici, questi possono essere indicati come modello a tendere. In tal caso il TO-BE sarà rappresentato dall’elenco degli obiettivi
Gap Analysis
l’obiettivo di questa analisi è l’identificazione e la valutazione globale e schematica del GAP (ovvero della differenza) da colmare tra la situazione attuale ed il modello a tendere individuato. In questa fase (che rispecchia l’evidenza delle instabilità riscontrate in precedenza) vengono descritti i punti deboli del processo e le contromisure da adottare per risolverli.
In conclusione:
Sia l’ AS-IS che il TO-BE che la Gap Analysis verranno definiti in un unico documento, rappresentandoli in modo schematico attraverso grafici o diagrammi di flusso. Le evidenze delle criticità/instabilità saranno rappresentate in forma tabellare. Il documento completo può essere considerato l’output definitivo per uno studio di fattibilità volto a comprovare la reale possibilità di apportare, nell’ambito desiderato, le modifiche individuate durante la fase di analisi.